In 10 Schritten erfolgreiche Workshops planen und vorbereiten

Ein Workshop ist ein Veranstaltungsformat, bei dem die Gruppe eher klein und die Dauer tendenziell kurz ist, um sich fokussiert mit einem einzelnen, abgegrenzten Thema auseinanderzusetzen. Typischerweise stehen das Kreieren, die Beteiligung und die Einbindung der Teilnehmenden im Vordergrund.

Es gibt verschiedene Arten von Workshops. Doch egal, in welche "Kategorie" dein Workshop fällt - für alle gilt: Eine gute Planung und Vorbereitung ist entscheidend für den Erfolg deines Workshops!

Die folgenden Schritte geben dir eine Grundstruktur für die Zeit bis zum "großen Tag". Dabei solltest du zwischen

• Planung (grundlegende Festlegung von Zweck, Ziel, Struktur und Erwartungen) und
• Vorbereitung (konkrete Maßnahmen zur Umsetzung des Workshops)

unterscheiden und die hier beschriebenen Schritte je nach Art, Größe, Ziel und Budget deines Events sinnvoll anpassen oder sogar weglassen.

1. Definiere klare Workshop-Ziele

An diesem ersten Schritt führt nichts vorbei, da ohne ein klares Ziel alle folgenden Schritte halb "Gewohnheit" und "Erfahrung", halb "Ratespiel" und "Stückwerk" sind. Spätestens, wenn am Ende des Workshops Teilnehmerinnen und/oder Auftraggeber enttäuscht sind, rächt sich das fehlende Ziel!

Deine Herausforderung: Oft haben Auftraggeber*innen eine Vorstellung, was wie ablaufen soll, können aber weniger gut artikulieren, wozu das Ganze dienen soll. Hier ist deine Hartnäckigkeit und Empathie gefragt, um sie zu einer brauchbaren Formulierung zu bringen.

Auch wenn du selbst den Workshop ins Leben gerufen hast, solltest du kritisch hinterfragen, ob Ziel und Zweck klar definiert sind.

2. Erstelle einen strukturierten Zeitplan

Erstelle zunächst einen groben Zeitplan mit Zwischenzielen, wie du das Workshopziel erreichen willst. Dieser Grobplan dient

• dem Briefing der Beteiligten (siehe Briefing und Abstimmung),
• als Grundlage für die Agenda,
• als Startpunkt für den Regieplan - so nenne ich den detaillierten "Feinplan".

Je nach Größe der Veranstaltung kann es auch sinnvoll sein, alle unten beschriebenen Vorbereitungs-Schritte sorgfältig mit konkreten Daten zu versehen, um Engpässe und Stress zu vermeiden.

Den Regieplan selbst empfehle ich erst nach dem Auftraggeberbriefing zu erstellen.

Workshops durchlaufen oft ähnliche Phasen. Dein Grobplan könnte zum Beispiel so aussehen:

• Begrüßung, Einstieg mit Vorstellung von Agenda, Teilnehmenden, Ziel und Regeln,
• Vorstellungsrunde/Warm-up,
• Workshopmethoden passend zum Workshopziel,
• Ergebnissicherung & Ausblick und
• Rückblick.

Wenn du im Workshop ein Gruppenergebnis erarbeiten möchtest, kannst du in meinem Moderationstraining lernen, wie du die einzelnen Phasen mit konkreten Methoden füllst und den Workshop-Ablauf planst.

Ich habe schon kleine Workshops in der Mittagspause veranstaltet. Diese haben nur 70 Minuten gedauert. Üblich sind 4 Stunden oder ein ganzer Arbeitstag, aber auch 2- oder 3-Tages-Workshops sind nach meiner Erfahrung sinnvoll und produktiv. Darüber hinaus ist wahrscheinlich die "mentale Ausdauer" der meisten Teilnehmenden überfordert.

In meiner Praxis hat sich die Frage, wie lange ein Workshop gehen sollte, selten gestellt. Meistens limitieren äußere Faktoren (gleichzeitige Verfügbarkeit der Teilnehmenden, Budget) die Dauer. Folglich lautet die häufigere Frage: "Wie viel Workshop bekommt man in x Stunden sinnvoll unter?"

Ich empfehle, spätestens alle 90 Minuten eine Pause von 15-20 Minuten einzulegen. Am Nachmittag eher öfter.

3. Briefing und Abstimmung: Gemeinsam zum Erfolg

Das Briefing mit der Auftraggeberin kann ein iterativer Prozess sein. Am Ende sollten diese Punkte verbindlich festgelegt sein:

• Ziel,
• Budget,
• Ort, Datum, Dauer,
• Teilnehmer*innen (Rollen, Gruppen oder konkrete Personen),
• Grobplan,
• Moderierende und eventuell andere Akteure,
• gegebenenfalls: Auftritt des Auftraggebers.

Daneben kann - je nach Umfang der Veranstaltung - auch ein Briefing des gesamten Veranstaltungsteams sinnvoll sein. Das können Co-Moderator*innen, Vortragende, Catering, Empfang, Techniker*innen oder auch Kolleg*innen sein, die sich um die Fotodokumentation kümmern.

4. Nutze Checklisten für die optimale Vorbereitung

Um auch unter Zeitdruck die wichtigen Dinge nicht aus den Augen zu verlieren und am Tag des Workshops mit einem guten und ruhigen Gefühl an den Start zu gehen, empfehle ich dir, deine eigenen Checklisten zu führen.

Hier kannst du Checklisten für deinen Workshop kopieren oder - noch besser - mit meinen Tipps individuell erstellen.

5. Plane nachhaltig: Wie geht es nach dem Workshop weiter?

Formell finden Feedback und Nachbereitung nicht in der Planungsphase, also nicht vor dem Workshop statt. Wenn du nachhaltig planen möchtest, ist für dich jedoch wichtig, dass die Reise nicht mit dem Ergebnisprotokoll vom Workshop endet.

• Denke deshalb bereits während der Planung daran, wie die Ergebnisse realistisch umgesetzt werden sollen.
• Plane für die stetige Verbesserung der Workshops auch eine Rückmeldungs-Runde am Ende ein.

Logischerweise gehört zur Planung deines Workshops auch, auf genau diese beiden Punkte von vorangegangenen Workshops zu schauen. Frage dich, was du dieses Mal besser machen willst und was unbedingt wieder dabei sein soll.

Wie bereitest du deinen Workshop vor?

Spätestens mit dem grünen Licht der Auftraggeberin beginnst du mit den Vorbereitungen. Dafür reichen im Minimalfall wenige Tage. Eine sinnvolle Workshop-Vorbereitung dauert mehrere (ca. 3 - 6) Wochen.

6. Teilnehmer*innen einladen: Wer soll dabei sein?

Je mehr Teilnehmende, desto umfangreicher und kostspieliger ist die Vorbereitung und herausfordernder die Moderation des Workshops. Deshalb gilt: So viele Teilnehmer*innen wie nötig und so wenige wie möglich. Das können 5 oder 30 sein, bei Großgruppenformaten auch mehr als 100.

Folgende unterschiedliche Rollen solltest du auf jeden Fall durchgehen und - wenn für dein Workshopziel relevant - berücksichtigen:

• Betroffene,
• Expertinnen,
• Entscheiderin,
• Führungskraft,
• Auftraggeberin, Sponsor.

Für ein tragfähiges Ergebnis solltest du auch sicherstellen, dass verschiedene

• Meinungen zum Thema,
• Erfahrungen mit dem Thema und
• Expertisen

vertreten sind, du also ein möglichst diverses Team zusammenstellst. Erst wenn alle notwendigen Rollen aus verschiedenen Blickwinkeln vertreten sind, gilt "so wenig wie möglich": Vielleicht reicht ja eine Person pro Rolle und Meinung aus?

Die Einladung empfehle ich, in zwei Etappen zu senden:

• "Save the date" - ein vorläufiger Terminblocker im Kalender, sobald das Datum feststeht,
• Einladung mit Ziel, Agenda und logistischen Details, 1 - 2 Wochen vor der Veranstaltung.

Außerdem gehören gegebenenfalls Aufgaben zur Vorbereitung in die Einladung. Sie sollte übrigens nicht vom Moderator, sondern von der Auftraggeberin unterschrieben werden.

Denke daran, verbindliche Rückmeldungen über die Teilnahme einzufordern, um bei der Planung von Bestuhlung, Catering und ähnlichem eine solide Basis zu haben. Bei großen Veranstaltungen kann es sinnvoll sein, eine zusätzliche Person oder eine externe Agentur mit dem Teilnehmermanagement zu beauftragen.

7. Die perfekte Location: Wähle Raum und Umgebung optimal aus

Für die meisten Workshopziele ist es besser, die Veranstaltung außerhalb der üblichen Arbeitsumgebung durchzuführen. Je nach Budget können das (Tagungs-)Hotels sein. Manchmal reicht auch schon ein Meeting-Raum bei der Nachbarabteilung, im anderen Werksteil oder am anderen Standort der Organisation für einen Tapetenwechsel. Inspirierende andere Orte, die nicht automatisch kostspielig sein müssen, können

• ein Kino, ein Theater, eine Kleinkunstbühne oder ein Museum, das zum Thema passt,
• die Sporthalle im Ort, wenn sie gerade nicht benutzt wird,
• eine Jugendherberge,
• die Lagerhalle des Lieferanten oder eines Kunden,
• eine Kita, Schule oder Uni außerhalb der üblichen Nutzungszeiten

sein. Daneben findest du im Internet viele kommerzielle Eventlocations.

Neben dem richtigen Ort ist auch der Raum selbst wichtig. Beachte dabei, dass Hotels oder kommerzielle Eventlocations verständlicherweise eher hohe Personenzahlen für die Bestuhlung ihrer Räume angeben. Diese kannst du als grobe Näherung durch 2 oder 3 teilen, um deinen Workshop möglichst interaktiv zu gestalten.

Je nach Dauer des Workshops solltest du auch an das leibliche Wohl der Teilnehmenden denken. Wenn du dich für ein Hotel entscheidest, ist das in der Regel sehr einfach. Andere Locations vermitteln und organisieren gern Catering durch Dritte. Im aufwendigsten Fall musst du dich selbst darum kümmern. Teilnehmer*innen erwarten in aller Regel zumindest Wasser, Kaffee und Pausensnacks.

8. Interaktive Workshops gestalten: So klappt’s

Damit deine Zielgruppe von Anfang an teil-nimmt, also mitgestaltet und nicht in den Konsum-Modus verfällt, vermeidest du am besten frontale Formate wie Referat, Vortrag, Gruppenpräsentationen oder auch Videoeinblendungen.

Je nach Ziel deines Workshops kannst du sehr unterschiedliche Workshopmethoden nutzen. Generell gilt dabei: Wechsle möglichst häufig (ca. alle 15 - 30 Minuten) die Form der Interaktion (sprechen vs. schreiben/lesen, Einzel vs. (Klein-)Gruppe vs. Plenum) und gib deinem Publikum öfters die Gelegenheit, aufzustehen oder sich im Raum zu bewegen.

9. Stelle Materialien und die technische Ausstattung sicher

Erfolgreiche Moderator*innen visualisieren klar und geben auch den Teilnehmer*innen ausreichend Möglichkeit, sich in Schrift und Bild auszudrücken. Dazu dienen die klassischen Flipcharts und Pinnwände oder elektronische Medien wie Beamer und interaktive Displays.

Wenn du ohnehin ohne Powerpoint-Präsentationen arbeiten möchtest und kannst (siehe Interaktion), ist es eine pragmatische Überlegung, gleich ganz auf den Beamer zu verzichten. Das erleichtert später den Ablauf und gibt dir mehr Optionen bei der Nutzung des Raums, weil du keine Rücksicht auf die Position der Projektionswand nehmen brauchst.

Denke daran, dass du während deiner Moderation immer die Zeit im Blick haben willst - bis zur nächsten Pause, für eine Gruppenarbeit oder eine stille Arbeitsphase. Wenn du dafür nicht auf die Armbanduhr schauen oder dein Handy aus der Tasche holen möchtest, kannst du dich auf

• die Wanduhr im Workshopraum,
• dein Handy oder ein Tablet mit einer Timer-App oder
• den Time Timer® verlassen.

Idealerweise schaust du auf eine Uhr hinter den Teilnehmenden, um beim Blick darauf keine missverständlichen Botschaften zu senden.

Ein sehr verbreiteter Schwachpunkt ist die Ausstattung von Hotel-Meetingräumen mit Materialien. Neben einigen positiven Ausnahmen habe ich schon viele erlebt, in denen der angepriesene "Moderationskoffer" nur sehr dürftig bestückt war. Mein Tipp: Bringe dieses Kleinmaterial (Stifte, Post-Its, Moderationskarten, Magnete oder Nadeln) selbst frisch und in ausreichender Menge mit. So vermeidest du mit wenig Aufwand viel Ärger und Stress.

10. Das Drumherum: So schaffst du die perfekte Workshop-Atmosphäre

"Erfolgreicher Workshop" bedeutet für dich, dass die Teilnehmer*innen zufrieden waren und die Ergebnisse engagiert mittragen? Dazu hilft es, deinen Workshop als Produkt und die Teilnehmenden als Kunden zu betrachten. Ermögliche ihnen eine ideale "User Experience", gib ihnen eine perfekte "Customer Journey"! Denke dabei an Details wie:

• Ausschilderung: Ist der Workshopraum einfach zu finden - vom Bahnhof, vom Parkplatz, vom Gebäudeeingang?
• Netzwerken: Wie können neben der Arbeit am Workshopziel neue nützliche Kontakte entstehen?
• Pausen: Wie tanken die Teilnehmer*innen am besten Energie, um im Workshop volle Leistung zu bringen? Ist für ausreichend frische Luft und Bewegung gesorgt?

Einen Workshop kannst du sehr einfach planen und vorbereiten. Du kannst ihn aber auch beliebig umfangreich gestalten. Egal wie groß deine Veranstaltung ist - gehe strukturiert ans Werk und beginne so früh wie möglich, um dich nicht zu verzetteln und Stress zu vermeiden. Viel Erfolg!

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