Checkliste für die Vorbereitung deines Workshops

Checklisten für erfolgreiche Workshops ...

Ich möchte, dass für dich Workshopmoderation einfach ist. Am einfachsten kannst du dir für deine Planung natürlich diese Vorlagen kopieren. Doch viel sinnvoller ist es, deine eigenen Checklisten zu haben. In meinen Tipps zu Erstellung und im Video zeige ich dir, wie du sie erarbeitest.

... für die Vorbereitung

Wer hat welche Ziele für die Veranstaltung?
Was sind Muss-, Soll-, Kann- und Tabu-Themen?
Inhalt: Was müssen die Teilnehmenden noch vorher wissen?
Regieplan
Woran erkenne ich den Erfolg der Veranstaltung?
Was darf auf keinen Fall passieren? Wie vermeiden?
Eigene emotionale Beziehung zum Thema
Erwartete Störungen: vermeidbar?
Regeln der Zusammenarbeit: vorgeben oder erarbeiten lassen? (Tipps zu Regeln im Workshop)
Dresscode?
Datum
Zeit: min/max – Pausen
Raum, Material, Infrastruktur (Technik vor Ort, Verpflegung, Transport)
(Online:) Technische Voraussetzungen bei Teilnehmenden
Einladung

... für den Tag davor

Präsenzworkshop

Raum vorbereiten
Material beschaffen - auch für Teilnehmende (Stifte voll?)
Technik vorbereiten und testen
So viel wie möglich vorher visualisieren
Protokollführung klären
Namensschilder
Wegweiser
Abstimmung mit anderen Rollen
Einstieg proben

Online-Workshop

Eigene Technik vorbereiten und testen
Links/Einladungsdetails für Miro, Mural, Conceptboard, Zoom, Teams & Co.
Tutorial für Teilnehmende (Beispiele für Miro, Mural, Conceptboard und MS Whiteboard)
Notfallnummer
Einstieg proben
Protokollführung klären
Abstimmung mit anderen Rollen

Vorlagen für Checklisten zur Workshopvorbereitung

Hier findest du alle Vorlagen für Checklisten zum Kopieren, Ausdrucken, Herunterladen und Bearbeiten in Excel. Wähle dort am unteren Bildschirmrand die gewünschte Liste als Google-Sheet aus. Melde dich mit deinem Google-Konto an und erstelle deine eigene Kopie, um sie bearbeiten zu können (Datei >> Kopie erstellen).

Erstelle deine eigenen Checklisten!

Um beruhigt in den Urlaub zu fahren, gibt es eine Checkliste.

Vor jedem sicheren Flug geht die Pilotin durch eine Checkliste.

Für erfolgreiche Workshops gibt es sie natürlich auch!

Wie du deine eigenen Checklisten erstellst, erfährst du hier. Oder schau dir entspannt dieses Video an und ich erkläre es dir!

Warum zwei Checklisten?

Wie du oben siehst, empfehle ich sogar zwei Listen - jede für einen anderen Zeithorizont.

Die eine Checkliste hilft dir ab dem Tag, an dem du den Auftrag für eine Moderation bekommst. Da steht alles drin, was du noch bis zu deinem Event planen, vorbereiten oder auch klären musst. Typischerweise ist das ein Zeitraum von mehreren Wochen.

Die andere Liste hilft dir, dass du am Vorabend alles einpackst, dass du nichts vergisst mitzubringen und natürlich auch, dass am Veranstaltungsort alles gut vorbereitet ist.

Wo fängst du an?

Auf diese Listen gehört alles,

was dir hilft, deinen Workshop erfolgreich zu moderieren, alles was deine Teilnehmerinnen und Teilnehmer brauchen, um erfolgreich zum Workshop beizutragen,
was du an dem großen Tag nicht auch noch im Kopf haben möchtest, alles woran du nicht denken müssen möchtest,
was dir hilft, Schwierigkeiten, die du eventuell in deinem Workshop erwartest, zu vermeiden.

Was gehört nicht auf die Liste?

Du solltest im Gegenzug nichts auf der Liste haben, was für deinen konkreten Fall nicht relevant ist. Sonst wirst du das Abhaken schnell als lästige Pflicht empfinden, die du eigentlich nicht brauchst. Sei also sehr sparsam beim Erstellen (Übernimm auch meine Vorlagen nicht ungeprüft!) und streiche nach jedem Workshop alles konsequent von der Liste, was dir nicht mehr hilft.

Aspekte für die Planung und Vorbereitung

Auf der langfristigen Liste steht:

was du mit der Auftraggeber*in klären musst,
alles rund um die Teilnehmenden,
die Veranstaltung selbst, also der Ort und die Zeit,
alles rund um die Moderation.

Die meiste Zeit wirst du wahrscheinlich mit dem vierten Punkt verbringen: Mit der Konzeption des Workshops. Hier überlegst du dir, mit welchen Methoden und in welcher Reihenfolge du vorgehst. Schließlich willst du nicht nur deine Teilnehmer*innen begeistern, sondern auch ein optimales Ergebnis erzielen - pünktlich zum geplanten Workshop-Ende! Wie du einen Workshop konzipierst, lernst du bei mir im Moderationstraining.

Aspekte für die Liste vor Ort

Sowohl eine Packliste, als auch eine Auflistung, was vor Ort zu erledigen ist:

Einrichtung des Workshopraums,
Technik/Material,
Logistik,
Abstimmung (mit anderen),
Vorarbeiten (um Zeit zu sparen),
Proben.

Vorbereitung ist der Schlüssel zum Workshoperfolg!

Deine Checklisten werden dich beruhigen, wenn du dich am Workshoptag voll und ganz auf deine Moderation konzentrieren möchtest. Sie helfen dir aber auch, Struktur in deine Planung und Vorbereitung zu bringen. Auf der Seite Workshopplanung und -vorbereitung erfährst du mehr darüber, wie du im Vorfeld den Grundstein für einen erfolgreichen Workshop legst.