Welches Whiteboard-Tool für die visuelle Zusammenarbeit?

Letztes Update:

29.3.2024

Klaxoon Board in die Bewertung aufgenommen

Neben dem richtigen Videokonferenz-Tool ist die Möglichkeit der visuellen Kollaboration die wichtigste technische Voraussetzung für einen erfolgreichen Online-Workshop. Dabei bieten die Marktführer der sogenannten Visual Collaboration Tools mehr als nur virtuelle Whiteboards, auf die man digitale Haftnotizen kleben kann.

In diesem Vergleich habe ich mich auf die wichtigsten Punkte aus der Sicht der Moderierenden für die Anwendung in Workshops beschränkt. Mehr über die Kriterien erfährst du im nächsten Abschnitt. Daneben gibt es noch andere Aspekte zum Vergleich von Whiteboarding-Software wie z.B. Datensicherheit und Datenschutz, die je nach Einsatzzweck und der Art der Nutzung verschieden wichtig sind. Diese Kriterien sind in meinen Vergleich nicht eingeflossen.

Die Bewertung basiert auf eigenen Erfahrungen und Feedback in meinen Online-Moderationstrainings, Erfahrungen als Teilnehmer und Moderator von Innovationsworkshops, sowie auf eigenen Tests und öffentlich zugänglichen Informationen der Anbieter.

Diese Kriterien sollten aus Sicht einer Moderator*in bei der Auswahl berücksichtigt werden:

• Ausreichend Platz für viele Ideen
• Eine Online-Version zur Benutzung im Browser
• Die Verfügbarkeit für einen unbeschränkten Teilnehmendenkreis
• Zugang ohne Anmeldung für sporadische Teilnehmer*innen
• Die Moderations-Funktion: Die Möglichkeit, Teilnehmer*innen auf dem Board zu führen
• Transparenz, wer mitmacht
• Interaktive Teilnehmerführung, die selbstbestimmte Orientierung der Teilnehmer*innen ermöglicht

Worauf es ankommt ist, dass das Tool ausreichend Platz zur Verfügung stellt, damit man darauf arbeiten kann. Der Test zeigt: Bei allen untersuchten interaktiven Online-Whiteboards ist ausreichend Platz vorhanden. Dabei ist die Gestaltung unterschiedlich: Bei den meisten Boards kannst du "unendlich" weit scrollen, ohne ein Ende zu erreichen. Dabei kann man leicht den Überblich verlieren. Die Mural-Boards gibt es nach Wahl sowohl ohne, als auch mit Rändern, bzw. Grenzen. Die Ausdehnung kannst du in diesem Fall für jedes einzelne deiner virtuellen Boards einfach und beliebig erweitern.

Damit die Teilnehmerinnen und Teilnehmer nicht für einen einzigen Workshop Software installieren müssen, ist eine Online-Version erforderlich, die auf dem Browser funktioniert. Bei diesem Kriterium hat Microsoft als letztes nachgezogen, so dass es mittlerweile alle Anbieter vorweisen können. Am besten vertragen sich die meisten interaktiven Online-Tools mit Firefox und Google Chrome.

Um alle interessierten und geeigneten Menschen im Workshop mitwirken zu lassen, solltest du darauf achten, dass der Zugang auch von außerhalb der Organisationsgrenzen möglich ist. Beim Microsoft Whiteboard ist das nur bedingt der Fall.

Um die Einstiegshürden für deinen Workshop so gering wie möglich zu halten, sollte es möglich sein, dass man die Kollaborations-App auch benutzen kann, ohne selbst einen Account zu haben oder persönliche Daten zu hinterlassen.

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Die sogenannte Moderator-Funktion, mit der du als Moderator*in die Teilnehmer*innen durch das digitale Whiteboard führen kannst und zeigst, wo ihr gerade seid. Vorreiter ist hierbei Miro. Mit diesem visuellen Kollaborationstool kannst du die Zuteilung in Breakout-Rooms analog zum Videokonferenztool vornehmen. Das spart dir nicht nur Arbeit, sondern macht das Vorgehen auch aus Sicht der Teilnehmer*innen unaufwändig und sicher. Google Jamboard und das Microsoft Whiteboard verfügen immerhin über einen Laserpointer.

Außerdem möchtest du sehen, wer überhaupt mitmacht. Das heißt zum einen, welche*r Teilnehmer*in ist überhaupt online, und zum anderen, wer ist auch aktiv: Von wem ist welcher Kommentar, wer schreibt gerade was, wer schiebt welche virtuelle Moderationskarte wohin, usw. Hier gibt es große Unterschiede. Bei Mural können selbst anonyme Nutzer*innen ohne eigenen Account einen gewünschten Namen zum generischen Avatar hinzufügen. Bei Microsoft Whiteboard funktionier die Anzeige der Teilnehmer*innen-Cursors und die Liste der Teilnehmer*innen die zur Zeit online sind, nur auf einem Whiteboard in MS Teams. Beim Google Jamboard sieht man die Liste der aktuellen Teilnehmenden und wer gerade welches Element bearbeitet - jedoch keine Teilnehmer-Cursors.

Dieser Punkt ist von besonderer praktischer Bedeutung, je größer dein Board ist und je länger deinen Workshop dauert. Du möchtest ja nicht den Teilnehmern immer wieder sagen müssen "Kommt mal alle mit hier links neben das rote Viereck!", oder: "Schaut mal alle dort wo die Überschrift Kapitel 3" steht. Sondern du möchtest, dass die Teilnehmer entweder das selbst finden können, dass sie mit einem Link dorthin geleitet werden, oder dass es vielleicht sogar eine interaktive Agenda gibt, an der sich die Teilnehmer*innen selbst durch das Board "hangeln" können.

Auch wenn die objektive Bewertung schwierig ist, spielt die Benutzungsfreundlichkeit der Software eine große Rolle. Nicht nur du als Moderator*in möchtest effizient und effektiv mit dem interaktiven Whiteboard-Tool umgehen. Auch deine Teilnehmer*innen werden einen Teil der Qualität deines Workshops bewusst oder unbewusst an der Leichtigkeit und Produktivität der eingesetzten Apps festmachen.

Hierzu zählt auch die Verfügbarkeit einer deutschsprachigen Version und die Zuverlässigkeit des Systems.

Ein Mural-Board in ein Miro-Board kann man leider noch nicht mit einem Klick konvertieren. Ebensowenig den kompletten Inhalt von einem Microsoft Whiteboard nach Conceptboard übertragen.

Die meisten Anbieter der verschiedenen visuellen Interaktionstools wollen ihren Kunden genau das offensichtlich nicht leicht machen. Die positive Ausnahme: LucidSpark. Hier kannst du, sobald du das Original-Whiteboard als PDF exportiert hast, diese Datei hochladen und LucidSpark konvertiert es in ein LucidSpark-Whiteboard. Dabei sind die Sticky Notes in einer ähnlichen Farbe, bearbeitbar und auch verschiebbar.

Wenn schon der komplette Transfer eines Boards zwischen Miro, Mural, Conceptboard und MS Whiteboard nicht funktioniert, ist es wichtig, zumindes Sticky Notes und Bilder mit möglichst wenigen Klicks von einem in ein anderes dieser vier interaktiven Whiteboards zu übertragen. Sticky Notes und Bilder sind für mich die wichtigsten Elemente, wenn ich z.B einen Workshop in einem anderen Whiteboard fortführen möchte oder muss.

In der Tabelle siehst du die aktuelle "Best Practice" für die Übertragung von Sticky Notes je nach "Ursprungs-" und "Empfänger-" Whiteboard. Bevor du mit der Übertragung der Sticky Notes beginnst, solltest du dir eine Sicherungskopie und einen Screenshot des Original-Whiteboards machen. Den Screenshot kannst du als Unterlage oder Vorlage verwenden. Außerdem empfehle ich, Gruppe für Gruppe und Farbe für Farbe vorzugehen, weil die Farben bei keiner der Varianten mitkopiert werden und du immer manuell nachfärben musst.

Die Schritte sind hier zugunsten der Übersichtlichkeit nur knapp formuliert. In meinem Video zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du Inhalte zwischen Miro, Mural, Conceptboard und MS Whiteboard umziehen kannst.

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