Online-Workshop mit Microsoft Whiteboard moderieren

Um es vorwegzunehmen: Wenn ich es mir aussuchen kann, benutze ich das Whiteboard von Microsoft nicht für die Moderation von Workshops und auch nicht für meine Trainings. Das liegt daran, dass es mir für die virtuelle Moderation aber auch für meine Online-Trainings sehr wichtig ist, dass die Teilnehmer*innen mit mir aber auch untereinander visuell interagieren können.

Soll ich das Whiteboard von Microsoft installieren?

Die einfachen Whiteboards, die in den meisten Videokonferenztools integriert sind, können das jedoch nicht bieten. In der Regel kann zu einem Zeitpunkt immer nur eine Person etwas auf das Whiteboard schreiben, zeichnen etc. Die anderen schauen zu. So, wie wenn die Lehrerin etwas an der Tafel anschreibt.

 

Das Whiteboard von Microsoft kann etwas mehr als das. Aber eben noch nicht genug, um als vollwertiges Tool für visuelle Interaktion zu dienen. Mehr dazu im Abschnitt zu den Alternativen.

 

Weil Moderator*innen oft in der Auswahl der Tools eingeschränkt sind und auf Microsoft-Produkte zurückgreifen wollen (... oder es vom Arbeitgeber so bestimmt wird ...), möchte ich hier einen Blick auf das Microsoft Whiteboard werfen und schauen, wie und wann es sinnvoll ist, es auch für die Moderation von Workshops einzusetzen.

Durchblick: MS Whiteboard sinnvoll einsetzen

Die Welt des Whiteboards von Microsoft ist unübersichtlich und ständig in Bewegung. Spätestens seit den großartigen Ankündigungen für das Update 2021. In diesem Video zeige ich dir, worauf es ankommt, wenn du damit erfolgreich online moderieren möchtest.


5 Möglichkeiten für den Einstieg in ein MS Whiteboard

Eigentlich gibt es gar nicht die neue Version von Microsoft Whiteboard. Je nachdem, wie du einsteigst, bekommst du ganz unterschiedliche Funktionalitäten geboten.

 

Was sind also die fünf Arten, ein Microsoft Whiteboard zu öffnen?

 

  1. Diese Möglichkeit kennst du am wahrscheinlichsten: Einfach ein Whiteboard in einem laufenden Meeting in MS Teams öffnen.
  2. Du öffnest ein Whiteboard direkt in MS Teams. Zum Beispiel in einem Kanal.
  3. Du benutzt die Online-Version im Browser: Einfach auf whiteboard.office.com mit deinem Microsoft-Account einloggen.
  4. Du lädst die spezielle Whiteboard-App im Microsoft Store auf deinen Desktop herunter und installierst sie.
  5. Du installierst die App auf einem iPad oder einem anderen Tablet.

 Egal welche der fünf Möglichkeiten du nutzt: Worauf es bei einem guten Workshop ankommt ist, dass du die App nicht einfach nur per "Bildschirm teilen" zeigst, so wie das manchmal als Notlösung empfohlen wird. Es ist nämlich wichtig, dass alle Teilnehmer*innen direkt und gleichzeitig darauf zugreifen können:

 

Wenn du den Bildschirm teilst, ist dein Rechner und auch die Internetverbindung doppelt so belastet, wie wenn du nur das Videosignal von deiner Kamera mit den anderen teilst.

Die Teilnehmer sollen ja mit dir und miteinander auf dem Whiteboard interagieren - also mitmachen, statt dir nur zuzuschauen, wie du auf dem Whiteboard arbeitest.

Die alternativen visuellen Interaktionstools

Whiteboards und visuelle Interaktionstools kann man für verschiedene Zwecke benutzen. Mir geht es bei der Auswahl der besten Alternative darum, was am besten für die Moderation von Workshops geeignet ist.

 

Dabei geht es mir weniger um die Benutzerfreundlichkeit. Diese ist einerseits immer sehr subjektiv und auch schwierig zu vergleichen. Andererseit, ist Microsoft trotz des offenkundigen Aufholbedarfs in der komfortablen Situation, dass gerade große Organisationen die Aspekte der Benutzerfreundlichkeit anders bewerten.

 

Die objektiven Kriterien aus der Sicht eine*r Moderator*in von Online-Workshops sind ausreichend Platz, eine Browser-VersionVerfübarkeit außerhalb der Firmen- oder Organisationsgrenzen, Teilnahme ohne Anmeldung, Moderator-Funktion, Transparenz über Aktivität und smarte Teilnehmer*innenführung.

 

Microsoft Whiteboard erfüllt aktuell nur die ersten drei Kriterien und ist damit begrenzt für die Moderation von Online-Workshops einsetzbar. Auf dem Markt gibt es eine Reihe von Tools, die alle Kriterien erfüllen. Die Details habe ich in meinem Vergleich der visuellen Kollaborations-Tools zusammengestellt.

Wieviel besser ist die neue Version von Microsoft Whiteboard?

In 4 der 5 Optionen, ein MS Whiteboard zu öffnen, sind Elemente des modernen Layouts zu sehen. Doch überall sind die Funktionalitäten verschieden ausgeprägt. In einer der Optionen - der Desktop-App - sieht es noch etwas herkömmlich aus, dafür auch etwas aufgeräumter. Eingefleischte MS-Whiteboard-Fans vermissen dort jedoch liebgewonnen Funktionen, wie das Lineal, die offensichtlich bereits der Modernisierung zum Opfer gefallen sind.

 

Wonach solltest du dich nun richten, wenn du zwischen den fünf Alternativen aussuchst, welche du für deinen Workshop benutzen sollst?

 

Aus meiner Sicht ist das Wichtigste, dass du ein Whiteboard vor dem Workshop vorbereiten und speichern kannst. Diese Funktion gibt es bei der Möglichkeit 1 - also dem Whiteboard, das du in einem MS-Teams-Meeting öffnest - nicht. Alle anderen Möglichkeiten haben diese Funktionalität. Ein Whiteboard im MS Teams-Kanal kann vorher erstellt werden und bleibt auch nach dem Meeting auf dem Kanal erhalten. Wenn du mit der Online-Version im Browser oder der App auf dem iPad arbeitest, siehst du nach dem Einloggen den Überblick über alle Whiteboards, die dir gehören oder auf die du Zugriff hast. Du kannst beliebig viele davon speichern, Namen vergeben und nachträglich ändern. Bei der App auf dem Desktop sieht das so ähnlich aus, mit der kleinen Besonderheit: Ein Name eines Whiteboards kann nachträglich nicht mehr bearbeiten werde. Dafür kannst du es neu benennen, was bei kleinen Namens-Korrekturen etwas umständlich ist.

 

Der zweite wichtige Punkt ist, dass alle Personen in deinem Workshop auch auf das Whiteboard zugreifen können, egal, in welcher Organisation sie sind. Das könnte zum Beispiel dann wichtig werden, wenn du selbst für einen Kunden moderierst oder wenn ihr Teilnehmer*innen zu einem Workshop einladet, die nicht in eurer (Microsoft-) Organisation sind. Das könnten zum Beispiel Berater,  Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitende von Tochterunternehmen sein.

 

Hier wird es bei einem Whiteboard, das du in einem MS Teams-Meeting geöffnet hast, (Möglichkeit 1) riskant: Du kannst zwar den Link zu dem MS-Teams Meeting weiterleiten und damit auch Personen von außerhalb der Organisation an deinem Meeting teilnehmen lassen. Aber in dem Moment, in dem du ein Whiteboard teilst, haben diese Personen, die nicht "Mitglieder" oder "Gäste" in deiner MS-Teams-Organisation sind keinen Zugriff auf das Whiteboard. Das sah bereits vor 2 Jahren so aus. Bis heute hat sich daran nur die Optik geändert!

 

Wenn du ein Whiteboard in einem MS-Teams-Kanal benutzt, können auch nur die Mitglieder und Gäste in diesem MS-Teams-Kanal auf dieses Whiteboard zugreifen. Bei den anderen drei Möglichkeiten sieht es besser aus: Sowohl im Browser, als auch auf den Apps auf dem Desktop oder auf dem Tablet kannst du dir einen Link zum Teilen generieren und diesen an die Teilnehmer*innen, so dass jeder Zugriff auf deinen Whiteboard hat. Voraussetzung ist jedoch immer ein Microsoft Account!

 

Der dritte Punkt ist die Frage, wie du sehen kannst, wer gerade auf deinem Whiteboard aktiv ist. Leider ist es in der Praxis noch nicht so, wie es in der Werbung von Microsoft zum Update 2021 aussieht. Bei keiner der fünf Möglichkeiten ist ein Cursor eine*r anderen Teilnehmer*in zu sehen. Lediglich in der Desktop-App gibt es zumindest theoretisch die Möglichkeit zu sehen, wer überhaupt im Moment auf dem Whiteboard eingeloggt ist. Aktuell gibt es hier einen Bug in der Software und man sieht lediglich die Initialen bzw. Profilbilder, aber keine Namen.

 

Mein Fazit ist nur vorübergehend, da es Microsoft offensichtlich noch nicht geschafft hat, die neuer Version von Whiteboard global komplett auszurollen. Stand heute ist die neue Version nicht spürbar besser, als die alte.

Tipps und Tricks für Moderator*innen

Ein paar Kleinigkeiten können dir das Moderieren mit dem Microsoft Whiteboard einfacher, schneller und sicherer machen.

Vorbereitung

Alles, was die Teilnehmer*innen nicht bearbeiten sollen, solltest du am Hintergrund fixieren. Das funktioniert momentatn nur in der Desktop App.

 

Microsoft bietet verschiedene Templates an, mit denen du dein Workshopdesign auf dem Whiteboard schneller gestalten kannst. Diese Templates sind verschieden:

  • auf der Desktopversion sind eher die älteren Templates
  • auf den vier anderen Möglichkeiten sieht alles etwas moderner aus.

Die Hintergrundfarbe kannst du in der Desktopversion nicht gestalten, aber in den anderen Versionen. Allein dafür lohnt es sich, während der Vorbereitung zwischen den Anwendungen zu wechseln.

 

Beim Einfügen von Dokumenten unterscheiden sich die Möglichkeiten deutlich:

  • Auf dem Teams-Kanal oder in einem Teams-Meeting kannst du Dokumente aus Teams hochladen, aber nicht von deinem Computer.
  • Im Browser kannst du keine Dokumente einfügen.
  • In der Desktop-App kannst du PDF, Word oder Powerpoint einfügen.
  • Auf dem Tablet kannst du keine Dokumente einfügen.

Das Einfügen von Bildern ist weniger kompliziert:

 

  • Auf dem Tablet kannst du keine Bilder einfügen.
  • Auf allen anderen Möglichkeiten funktioniert das.

Außerdem solltest in der Vorbereitung daran denken, dass du dir dein Whiteboard vor der Veröffentlichung in den verschiedenen Möglichkeiten bzw. Endgeräten anschaust, weil sich die Dimensionen teilweise verschieben und dadurch unschöne Zeilenumbrüc

he entstehen können ;-)

 

Bei Microsoft gibt es ironischerweise die Farbe Weiß nicht als Hintergrund für ein Whiteboard. Dafür hilft ein kleiner Trick: Speichere einfach eine leere, weiße Bilddatei (JPEG), füge dieses "Bild" ein und fixiere es am Hintergrund!

 

Wenn du eilnehmer*innen erwartest, die noch nicht mit Microsoft Whiteboard vertraut sind, empfehle ich, ihnen vorher eine Anleitung und eine kleine Hausaufgabe zu schicken, damit sie sich ohne Druck und Gesichtsverlust mit dem Tool beschäftigen und es kennenlernen können. Diese Anleitung kannst du entweder selber machen, oder du schickst ihnen einen Link zu diesem Tutorial!

Durchführung

Auf der Desktop-App werden die Emojis oder "Reaktionen" in MS Whiteboard nicht korrekt angezeigt. Deshalb empfehle ich, für die eigentliche Durchführung die Online-Version zu verwenden, um Reaktionen von Teilnehmer*innen richtig "lesen" zu können.

 

Wie beim Vergleich der Optionen, beschrieben, funktioniert die Anzeige der Teilnehmer-Cursors noch nicht. Auf der Desktop App kannst du wenigstens die Namenskürzel oder Profilbilder der eingeloggten Teilnehmer*innen sehen.

 

Gruppenarbeitsräume, sogenannte "Breakout Rooms", machen deinen Workshop wesentlich interaktiver. Mit den meisten Videokonferenztools kannst du sie problemlos einbauen.

Nachbereitung

Um auch nach dem Workshop gemeinsam weiterarbeiten zu können, sollten die Teilnehmer*innen nach dem Meeting noch Zugriff auf das Whiteboard haben. Damit verhält es sich genau so, wie mit dem Speichern und Vorbereiten. Das heißt, es funktioniert bei allen Möglichkeiten, außer beim Whiteboard, dass du in einem Microsoft Teams Meeting öffnest.

 

Für die Dokumentation benötigst du in der Regel eine Offline-Kopie ("Screenshot") vom Whiteboard zum Versenden, die so hoch aufgelöst ist, dass noch alles zu lesen ist. Dazu gibt es in allen fünf Möglichkeiten die Funktion "Bild exportieren", die eine PNG-Datei des Whiteboard generiert. Bei der Desktop App kannst du alternativ noch eine Vektordatei (SVG) generieren lassen, mit der beliebige Vergrößerungen ohne "Pixel" möglich sind.

Anleitung für Einsteiger*innen

Ein Tutorial ist in Vorbereitung.

Mehr davon? Melde dich jetzt zum Newsletter an!