Um es vorwegzunehmen: Wenn ich es mir aussuchen kann, benutze ich das Whiteboard von Microsoft weder für die Moderation von Workshops, noch für meine Trainings. Das liegt daran, dass es mir sehr wichtig ist, dass die Teilnehmer*innen mit mir, aber auch untereinander, visuell interagieren können.
Die einfachen Whiteboards, die in den meisten Videokonferenztools integriert sind, können das jedoch nicht bieten. In der Regel kann zu einem Zeitpunkt immer nur eine Person etwas auf das Whiteboard schreiben, zeichnen etc. Die anderen schauen zu. So, wie wenn die Lehrerin etwas an die Tafel schreibt.
Das Whiteboard von Microsoft kann etwas mehr als das. Aber eben noch nicht genug, um als vollwertiges Tool für visuelle Interaktion zu dienen. Mehr dazu im Abschnitt zu den Alternativen.
Moderator*innen sind jedoch oft in der Auswahl der Tools eingeschränkt und wollen (... oder müssen ...) auf das Microsoft Whiteboard zurückgreifen. Hier gebe ich Tipps, wie man es sinnvoll auch für die Moderation von Workshops einsetzen kann.
Für Teilnehmer*innen ist die Benutzung sehr einfach. Für deinen schnellen Einstieg in das Whiteboard von Microsoft hilft dir dieses Video. Außerdem brauchst du ein Microsoft Konto (kostenlos) und ggf. einen Link zum Whiteboard, den du von deiner Moderatorin oder deinem Trainer bekommen hast.
Eigentlich gibt es gar nicht die neue Version von Microsoft Whiteboard. Je nachdem, wie du als Moderator oder Trainerin einsteigst, bekommst du unterschiedliche Funktionalitäten geboten.
Was sind also die fünf Arten, ein Microsoft Whiteboard zu öffnen?
Egal welche der fünf Möglichkeiten du nutzt: Worauf es bei einem guten Workshop ankommt ist, dass du die App nicht einfach nur per "Bildschirm teilen" zeigst, so wie das manchmal als Notlösung empfohlen wird. Es ist nämlich wichtig, dass alle Teilnehmer*innen direkt und gleichzeitig darauf zugreifen können:
Online-Whiteboards und visuelle Interaktionstools kann man für verschiedene Zwecke benutzen. Mir geht es bei der Auswahl der besten Alternative darum, was am besten für die Moderation von Workshops geeignet ist.
Dabei spielt die Bedienungsfreundlichkeit ausnahmsweise eine geringe Rolle. Diese ist einerseits immer sehr subjektiv und schwierig zu vergleichen. Andererseits ist Microsoft trotz des offenkundigen Aufholbedarfs in der komfortablen Situation, dass gerade große Organisationen die Aspekte der Bedienungsfreundlichkeit anders bewerten.
Die objektiven Kriterien aus der Sicht eine*r Moderator*in von Online-Workshops sind:
Microsoft Whiteboard erfüllt aktuell die ersten sechs Kriterien, jedoch nicht in allen 5 Optionen gleich. Es ist damit begrenzt für die Moderation von Online-Workshops einsetzbar. Auf dem Markt gibt es eine Reihe von Tools, die alle Kriterien erfüllen und wesentlich bedienungsfreundlicher sind. Die Details habe ich in meinem Vergleich der visuellen Kollaborations-Tools zusammengestellt.
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Wie erwähnt, gibt es 5 Optionen, wie man ein MS Whiteboard öffnen kann.
Wonach solltest du dich nun richten, wenn du zwischen den fünf Alternativen auswählst, um sie für deinen Workshop zu benutzen?
Aus meiner Sicht ist das Wichtigste, dass du das MS Whiteboard für alle Personen in deinem Online-Workshop freigeben kannst, egal, in welcher Organisation sie sind. Das könnte zum Beispiel dann wichtig werden, wenn du selbst für einen Kunden moderierst oder wenn ihr Teilnehmer*innen zu einem Workshop einladet, die nicht in eurer (Microsoft-) Organisation sind. Das kann für Beraterinnen, Kunden, Lieferanten, Mitarbeitende von Tochterunternehmen oder andere externe Rollen zutreffen.
Wenn du ein Whiteboard in einem MS-Teams-Kanal benutzt, können nur die Mitglieder und Gäste in diesem MS-Teams-Kanal auf dieses Whiteboard zugreifen. Beim Teams Meeting solltest du beachten, dass du das Whiteboard zwar während des Workshops mit Externen teilen kannst, davor und danach das MS Whiteboard für die externen Teilnehmenden jedoch nicht sichtbar ist. Sowohl im Browser, als auch auf den Apps auf dem Desktop oder auf dem Tablet kannst du diese Berechtigung in Form eines Einladungslinks an die Teilnehmer*innen senden, so dass jeder Zugriff auf dein Whiteboard hat. Voraussetzung ist jedoch immer ein Microsoft-Account!
Wenn jemand ohne Anmeldung teilnehmen möchte, also ohne ein Microsoft-Konto zu benutzen, bleibt dir nur die Möglichkeit, sie in ein Teams-Meeting einzuladen und dort das Whiteboard freizugeben.
Wichtig für die effiziente Interaktion ist auch, wie du sehen kannst, wer gerade auf deinem Whiteboard aktiv ist. Im Teams Kanal bzw. Meeting kannst du dir sowohl die Mauszeiger der Teilnehmer*innen anzeigen lassen, als auch sehen, wer im Moment auf dem Whiteboard eingeloggt ist. Wie das funktioniert zeige ich im Video (Liste unten).
Es gibt zwei Welten, auf der das Microsoft Whiteboard gespeichert wird: Die "Teams-Welt" und die "Offene Welt". In der "Teams-Welt" sind die Whiteboards auf dem Microsoft-Teams-Kanal gespeichert und alle, die Zugriff zu dem Kanal haben, können auch auf das Whiteboard zugreifen. In der offenen Welt kannst du selbst entscheiden, mit wem du das Whiteboard teilst. Diese beiden Welten sind voneinander getrennt. Das heißt, du kannst mit der Desktop-App, mit dem Browser und auch mit der App auf dem Tablet nicht auf die Whiteboards aus der "Teams-Welt" zugreifen und umgekehrt, in einem Teams Meeting oder in einem Teams-Kanal kannst du nicht auf die Whiteboards aus der "offenen Welt" zugreifen. Du solltest dir also schon beim Start überlegen, in welcher der beiden Welten du später deinen Workshop durchführen möchtest.
Ein paar Kleinigkeiten können dir das Moderieren mit dem Microsoft Whiteboard einfacher, schneller und sicherer machen. Schau dir auch diese Videos an, die dir spezifische Fragen beantworten:
Hier habe ich das Wichtigste für Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines Workshops auf Microsoft Whiteboard für dich zusammengestellt:
Da die Benutzeroberflächen der verschiedenen Whiteboard-Versionen harmonisiert wurden, brauchst du während der Vorbereitung nicht mehr zwischen verschiedenen Versionen springen, um an diese Features zu kommen:
Beim Einfügen von Dokumenten unterscheiden sich die Möglichkeiten weiterhin:
Das Einfügen von Bildern ist weniger kompliziert:
Wenn du Teilnehmer*innen erwartest, die noch nicht mit dem Microsoft Whiteboard vertraut sind, empfehle ich, ihnen vorher eine Anleitung und eine kleine Hausaufgabe zu schicken, damit sie sich ohne Druck und Gesichtsverlust mit dem Tool beschäftigen und es kennenlernen können. Diese Anleitung kannst du entweder selbst erstellen, oder du schickst ihnen einen Link zu diesem Tutorial!
Was momentan nicht funktioniert, ist, ein "Master"-Whiteboard zu duplizieren, um es besipielsweise für zwei gleiche Workshops oder Trainings jeweils frisch zu benutzen. Weiter unten gebe ich dir dafür eine Lösungsmöglichkeit.
Wie beim Vergleich der Optionen beschrieben, funktioniert die Anzeige der Teilnehmer*innen-Cursors nur begrenzt.
Diejenigen, die sich über einen Browser in ein MS-Teams-Meeting eingewählt haben, bekommen noch die alte Benutzeroberfläche und damit andere Funktionen, als die Gastgeberin.
In allen fünf Varianten findest du jetzt einen nützlichen Timer hinter dem Uhr-Symbol am oberen Rand.
In den beiden Varianten in MS Teams kannst du jetzt ...
Eine ansprechende Visualisierung ist wichtig für den Erfolg deines Workshops. Wenn du Microsoft Whiteboard für die Moderation deiner Online-Workshops verwendest, ist die Freihandformen-Verbessern ("Ink to Shape") - Funktion eine tolle Hilfe für dich. In diesem Video zeige ich dir nicht nur, wie du das Beste aus dieser Funktion herausholst, sondern auch, welche anderen Möglichkeiten du hast, um mit wenig Aufwand wirkungsvoll zu visualisieren.
Um auch nach dem Workshop gemeinsam weiterarbeiten zu können, sollten die Teilnehmer*innen nach dem Meeting noch Zugriff auf das Whiteboard haben. Damit verhält es sich genau so, wie mit dem Speichern und Vorbereiten. Das heißt, es funktioniert bei allen Möglichkeiten, außer beim Whiteboard, dass du in einem Microsoft Teams Meeting öffnest.
Für die Dokumentation benötigst du in der Regel eine Offline-Kopie ("Screenshot") vom Whiteboard zum Versenden, die so hoch aufgelöst ist, dass noch alles zu lesen ist. Dazu gibt es in allen fünf Möglichkeiten die Funktion "Bild exportieren", die eine PNG-Datei des Whiteboards generiert. Die Desktop App erlaubt sogar das Exportieren als PDF.
Damit du den Überblick nicht verlierst und auf aktuellem Stand bleibst, habe ich hier die Features zusammengestellt und zeige dir, in welcher der 5 Optionen sie schon funktionieren.
Stand: 25. September 2023
Teams Meeting | Teams Kanal | Im Browser | Desktop App | Tablet App | |
Teilnahme ohne Account möglich | ✔ | ✘ | ✘ | ✘ | ✘ |
Moderatorenfunktion | ✔ | ✔ | ✘ | ✘ | ✘ |
Wer macht mit? (Cursor) | ✔ | ✔ | ✘ | ✘ | ✘ |
Wer macht mit? (Profilbild) | ✔ | ✔ | ✘ | ✘ | ✘ |
Smarte TN-Führung | ✘ | ✘ | ✘ | ✘ | ✘ |
Vorher vorbereiten | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Board-Namen ändern | ✘ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Zugriff für Externe | ✔ | ✘ | ✔ | ✔ | ✔ |
Am Hintergrund fixieren | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Neue Version der Templates | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Hintergrundfarben | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Hintergrundfarbe weiß | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Dokumente einfügen | ✔ | ✔ | ✘ | ✔ | ✘ |
Bilder einfügen | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Dimensionen bleiben stabil | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Unbegrenzt zoombar | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Emojis korrekt anzeigen | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Speichern hinterher | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Exportieren als PDF | ✘ | ✘ | ✘ | ✔ | ✘ |
Timer | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Ausrichtungshilfe | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Lineal | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Formen verbessern | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
In Formen konvertieren | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Autor*in anzeigen lassen | ✔ | ✔ | ✘ | ✘ | ✘ |
Laserpointer | ✔ | ✔ | ✘ | ✘ | ✘ |
Videos einfügen | ✔ | ✔ | ✘ | ✘ | ✘ |
Links einfügen | ✔ | ✔ | ✘ | ✘ | ✘ |
Diese Frage bekomme ich sehr oft von meinen Teilnehmer*innen: Wie kann man bei Microsoft ein komplettes Whiteboard kopieren? Wenn du zum Beispiel als Trainerin ein Standard-Training oder als Moderator eine Workshop-Reihe aufwendig vorbereitet hast und das Whiteboard als "Schablone" oder "Master" mehrmals verwenden möchtest, stehst du vor dieser Herausforderung. Stand heute (August 2023) ist das nicht möglich. Lediglich für Nutzer*innen von OneDrive wird auf den einschlägigen Microsoft-Hilfe-Seiten ein maschinenübersetzter Weg angeboten. Um es klar abzugrenzen: Es geht hier nicht um das Kopieren einzelner Elemente auf dem Whiteboard, sondern um das Duplizieren eines gesamten Whiteboards - so wie es bei allen anderen Anbietern von visuellen Kollaborationstools standardmäßig möglich ist.
Mein "Workaround" funktioniert so:
Woran arbeitet Microsoft gerade? Der Copilot, das KI-Tool von Microsoft, soll auch auf dem Whiteboard Einzug halten. Hier kann er dir helfen, Ideen zu generieren, mehrere Sticky Notes zusammenzufassen oder aus Text Bilder zu machen. Das sind übrigens alles Dinge, die Miro AI schon heute kann!
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Dieses Produkt wurde zum 12. April 2023 abgeschafft. Alle dort von dir hinterlegten Daten wurden oder werden bald gelöscht. Microsoft empfiehlt ein Upgrade auf eine kostenpflichtige Version, bei der du deine Daten mit "umziehen" kannst.
Es gibt weiterhin eine kostenlose Option. Der Name hört sich verwirrend ähnlich an, vielleicht hat Monty Python beim Marketing geholfen. Für dieses Produkt musst du dich jedoch völlig neu anmelden und kannst deine Daten von Microsoft Teams kostenlos (klassisch) nicht mit "umziehen".