Online-Workshop mit Microsoft moderieren

Dieses Produkt wird zum 12. April 2023 abgeschafft. Alle dort von dir hinterlegten Daten werden dann gelöscht. Microsoft empfiehlt ein Upgrade auf eine kostenpflichtige Version, bei der du deine Daten mit "umziehen" kannst.

Es gibt weiterhin eine kostenlose Option. Der Name hört sich verwirrend ähnlich an, vielleicht hat Monty Python beim Marketing geholfen. Für dieses Produkt musst du dich jedoch völlig neu anmelden und kannst deine Daten von Microsoft Teams kostenlos (klassisch) nicht mit "umziehen".

Um es vorwegzunehmen: Wenn ich es mir aussuchen kann, benutze ich das Whiteboard von Microsoft nicht für die Moderation von Workshops und auch nicht für meine Trainings. Das liegt daran, dass es mir für die virtuelle Moderation und für meine Online-Trainings sehr wichtig ist, dass die Teilnehmer*innen mit mir, aber auch untereinander, visuell interagieren können.

Die einfachen Whiteboards, die in den meisten Videokonferenztools integriert sind, können das jedoch nicht bieten. In der Regel kann zu einem Zeitpunkt immer nur eine Person etwas auf das Whiteboard schreiben, zeichnen etc. Die anderen schauen zu. So, wie wenn die Lehrerin etwas an die Tafel schreibt.

Das Whiteboard von Microsoft kann etwas mehr als das. Aber eben noch nicht genug, um als vollwertiges Tool für visuelle Interaktion zu dienen. Mehr dazu im Abschnitt zu den Alternativen.

Weil Moderator*innen oft in der Auswahl der Tools eingeschränkt sind und auf Microsoft-Produkte zurückgreifen wollen (... oder es vom Arbeitgeber so bestimmt wird ...), möchte ich hier einen Blick auf das Microsoft Whiteboard werfen und schauen, wie und wann es sinnvoll ist, es auch für die Moderation von Workshops einzusetzen.

Eigentlich gibt es gar nicht die neue Version von Microsoft Whiteboard. Je nachdem, wie du einsteigst, bekommst du ganz unterschiedliche Funktionalitäten geboten.

Was sind also die fünf Arten, ein Microsoft Whiteboard zu öffnen?

1. Diese Möglichkeit kennst du am wahrscheinlichsten: Einfach ein Whiteboard in einem laufenden Meeting in MS Teams öffnen.
2. Du öffnest ein Whiteboard direkt in MS Teams. Zum Beispiel in einem Kanal.
3. Du benutzt die Online-Version im Browser: Einfach auf whiteboard.office.com mit deinem Microsoft-Account einloggen.
4. Du lädst die spezielle Whiteboard-App im Microsoft Store auf deinen Desktop herunter und installierst sie.
5. Du installierst die App auf einem iPad oder einem anderen Tablet.

 Egal welche der fünf Möglichkeiten du nutzt: Worauf es bei einem guten Workshop ankommt ist, dass du die App nicht einfach nur per "Bildschirm teilen" zeigst, so wie das manchmal als Notlösung empfohlen wird. Es ist nämlich wichtig, dass alle Teilnehmer*innen direkt und gleichzeitig darauf zugreifen können:

• Den Bildschirm zu teilen belastet deinen Rechner und auch die Internetverbindung doppelt. Die Videokonferenz läuft flüssiger, wenn du nur das Videosignal deiner Kamera teilst.
• Die Teilnehmer sollen mit dir und miteinander auf dem Whiteboard interagieren. Sie sollen also mitmachen, statt dir nur bei der Arbeit auf dem Whiteboard zuzuschauen.

Whiteboards und visuelle Interaktionstools kann man für verschiedene Zwecke benutzen. Mir geht es bei der Auswahl der besten Alternative darum, was am besten für die Moderation von Workshops geeignet ist.

Dabei spielt die Benutzerfreundlichkeit hier nur eine geringe Rolle. Diese ist einerseits immer sehr subjektiv und auch schwierig zu vergleichen. Andererseits ist Microsoft trotz des offenkundigen Aufholbedarfs in der komfortablen Situation, dass gerade große Organisationen die Aspekte der Benutzerfreundlichkeit anders bewerten.

Die objektiven Kriterien aus der Sicht eine*r Moderator*in von Online-Workshops sind:

• ausreichend Platz,
• eine Browser-Version
• Verfübarkeit außerhalb der Firmen- oder Organisationsgrenzen
• Teilnahme ohne Anmeldung
• Moderator-Funktion
• Transparenz über Aktivität
• smarte Teilnehmer*innenführung.

Microsoft Whiteboard erfüllt aktuell nur die ersten drei Kriterien und ist damit begrenzt für die Moderation von Online-Workshops einsetzbar. Auf dem Markt gibt es eine Reihe von Tools, die alle Kriterien erfüllen. Die Details habe ich in meinem Vergleich der visuellen Kollaborations-Tools zusammengestellt.

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In allen 5 Optionen, ein MS Whiteboard zu öffnen, sind mittlerweile Elemente des modernen Layouts zu sehen. Eingefleischte MS-Whiteboard-Fans freuen sich über die Rückkehr der liebgewonnen Lineal-Funktion, die bis Frühjahr 2022 "verschwunden" war.

Wonach solltest du dich nun richten, wenn du zwischen den fünf Alternativen auswählst, um sie für deinen Workshop zu benutzen?

Aus meiner Sicht ist das Wichtigste, dass du ein Whiteboard vor dem Workshop vorbereiten und speichern kannst. Diese Funktion gibt es bei der Möglichkeit 1 - also dem Whiteboard, das du in einem MS-Teams-Meeting öffnest - nicht. Alle anderen Möglichkeiten haben diese Funktionalität. Ein Whiteboard im MS Teams-Kanal kann vorher erstellt werden und bleibt auch nach dem Meeting auf dem Kanal erhalten. Wenn du mit der Online-Version im Browser oder einer der Apps arbeitest, siehst du nach dem Einloggen den Überblick über alle Whiteboards, die dir gehören oder auf die du Zugriff hast. Du kannst beliebig viele davon speichern, Namen vergeben und nachträglich ändern. Was momentan (August 2022) nicht funktioniert, ist, ein "Master"-Whiteboard zu duplizieren, um es zum Beispiel für zwei gleiche Workshops oder Trainings jeweils frisch zu benutzen. Weiter unten gebe ich dir dafür eine Lösungsmöglichkeit.

Der zweite wichtige Punkt ist, dass alle Personen in deinem Workshop auch auf das Whiteboard zugreifen können, egal, in welcher Organisation sie sind. Das könnte zum Beispiel dann wichtig werden, wenn du selbst für einen Kunden moderierst oder wenn ihr Teilnehmer*innen zu einem Workshop einladet, die nicht in eurer (Microsoft-) Organisation sind. Das kann für Beraterinnen,  Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitende von Tochterunternehmen oder andere externe Rollen zutreffen.

Hier wird es bei einem Whiteboard, das du in einem MS Teams-Meeting geöffnet hast, (Möglichkeit 1) riskant: Du kannst zwar den Link zum Meeting weiterleiten und damit auch Personen von außerhalb der Organisation an deinem Meeting teilnehmen lassen. Aber in dem Moment, in dem du ein Whiteboard teilst, haben diese Personen, die nicht "Mitglieder" oder "Gäste" in deiner MS-Teams-Organisation sind, keinen Zugriff auf das Whiteboard.

Wenn du ein Whiteboard in einem MS-Teams-Kanal benutzt, können auch nur die Mitglieder und Gäste in diesem MS-Teams-Kanal auf dieses Whiteboard zugreifen. Bei den anderen drei Möglichkeiten sieht es besser aus: Sowohl im Browser, als auch auf den Apps auf dem Desktop oder auf dem Tablet kannst du dir einen Link zum Teilen generieren und diesen an die Teilnehmer*innen senden, so dass jeder Zugriff auf dein Whiteboard hat. Voraussetzung ist jedoch immer ein Microsoft-Account!

Der dritte Punkt ist die Frage, wie du sehen kannst, wer gerade auf deinem Whiteboard aktiv ist. Leider ist dies in der Praxis noch nicht möglich: Bei keiner der fünf Möglichkeiten ist ein Cursor eine*r anderen Teilnehmer*in zu sehen. Lediglich in der Desktop-App gibt es zumindest theoretisch die Möglichkeit zu sehen, wer überhaupt im Moment auf dem Whiteboard eingeloggt ist. Aktuell gibt es hier einen Bug in der Software und man sieht lediglich die Initialen bzw. Profilbilder, aber keine Namen.

Mein Fazit ist nur vorübergehend, da es Microsoft offensichtlich noch nicht geschafft hat, die neue Version von Whiteboard global komplett auszurollen. Stand heute ist die neue Version nicht spürbar besser, als die alte.

Ein paar Kleinigkeiten können dir das Moderieren mit dem Microsoft Whiteboard einfacher, schneller und sicherer machen.

Da die verschiedenen Whiteboard-Versionen seit Frühjahr 2022 harmonisiert wurden, brauchst du während der Vorbereitung nicht mehr zwischen verschiedenen Versionen springen, um an diese Features zu kommen:

• Alles, was die Teilnehmer*innen nicht bearbeiten sollen, solltest du am Hintergrund fixieren.
• Microsoft bietet verschiedene Templates an, mit denen du dein Workshopdesign auf dem Whiteboard schneller gestalten kannst.
• Die Hintergrundfarbe kannst du aus 10 Farben bzw. Grautönen auswählen.

Beim Einfügen von Dokumenten unterscheiden sich die Möglichkeiten weiterhin:

• Auf dem Teams-Kanal oder in einem Teams-Meeting kannst du Dokumente aus Teams hochladen, aber nicht von deinem Computer.
• Im Browser, bei der Tablet- und der Desktop-App kannst du momentan keine Dokumente einfügen.

Das Einfügen von Bildern ist weniger kompliziert:

• Auf allen Möglichkeiten funktioniert das.
• Auf dem Tablet kannst du zusätzlich direkt mit der Kamera Bilder aufnehmen und einfügen.

Wenn du Teilnehmer*innen erwartest, die noch nicht mit Microsoft Whiteboard vertraut sind, empfehle ich, ihnen vorher eine Anleitung und eine kleine Hausaufgabe zu schicken, damit sie sich ohne Druck und Gesichtsverlust mit dem Tool beschäftigen und es kennenlernen können. Diese Anleitung kannst du entweder selber machen, oder du schickst ihnen einen Link zu diesem Tutorial!

Wie beim Vergleich der Optionen beschrieben, funktioniert die Anzeige der Teilnehmer-Cursors noch nicht.

Um auch nach dem Workshop gemeinsam weiterarbeiten zu können, sollten die Teilnehmer*innen nach dem Meeting noch Zugriff auf das Whiteboard haben. Damit verhält es sich genau so, wie mit dem Speichern und Vorbereiten. Das heißt, es funktioniert bei allen Möglichkeiten, außer beim Whiteboard, dass du in einem Microsoft Teams Meeting öffnest.

Für die Dokumentation benötigst du in der Regel eine Offline-Kopie ("Screenshot") vom Whiteboard zum Versenden, die so hoch aufgelöst ist, dass noch alles zu lesen ist. Dazu gibt es in allen fünf Möglichkeiten die Funktion "Bild exportieren", die eine PNG-Datei des Whiteboards generiert.

Diese Frage bekomme ich sehr oft von meinen Teilnehmer*innen: Wie kann man bei Microsoft ein komplettes Whiteboard kopieren? Wenn du zum Beispiel als Trainerin ein Standard-Training oder als Moderator eine Workshop-Reihe aufwendig vorbereitet hast und das Whiteboard als "Schablone" oder "Master" mehrmals verwenden möchtest, stehst du vor dieser Herausforderung. Stand heute (August 2022) ist das nicht möglich. Lediglich für Nutzer*innen von OneDrive wird auf den einschlägigen Microsoft-Hilfe-Seiten ein maschinenübersetzter Weg angeboten. Um es klar abzugrenzen: Es geht hier nicht um das Kopieren einzelner Elemente auf dem Whiteboard, sondern um das Duplizieren eines gesamten Whiteboards - so wie es bei allen anderen Anbietern von visuellen Kollaborationstools standardmäßig möglich ist.

Mein "Workaround" funktioniert so:

1. Im Original-Whiteboard alle fixierten Elemente vom Hintergrund lösen, damit sie kopierbar sind: Element mit rechter Maustaste anklicken, wenn ein Schloss-Symbol erscheint, darauf klicken. Wenn Elemente nicht fixiert sind (es erscheint kein Schloss, sondern ein Kontextmenür mit drei Punkten rechts), entfällt dieser Schritt.
2. Alles auswählen/aktivieren/markieren. Entweder mit dem Lasso, oder noch sicherer mit STRG + A. Wenn es viele Elemente auf dem Board gibt, kann es eine Weile dauern. Auf jeden Fall warten, bis alles insgesamt mit einem Rechteck (durchgezogene Linie) umrahmt ist. Die einzelnen Elemente sind dann mit gestrichelter Linie umrahmt.
3. Den markierten Inhalt kopieren. Einfach mit STRG + C. Wenn das nicht funktioniert, hat es oft geholfen, im Kontextmenü, das bereits über dem großen Rechteck erschienen ist, auf das Kopier-Symbol zu klicken (zwischen Papierkorb und drei Punkten).
4. Original-Whiteboard verlassen (Haus-Symbol oben links), neues Whiteboard erstellen (blaues leeres Whiteboard mit Plus-Symbol)
5. Inhalt des Zwischenspeichers hier einfügen: STRG + V. Auch hier: Wenn das nicht funktioniert, hat es oft geholfen, mit der rechten Maustaste ins Leere zu klicken und dann "Einfügen" zu wählen. Und auch dieser Schritt kann länger dauern, wenn der Inhalt groß ist. Also Geduld!
6. Hintergrundformatierung über das Zahnrad oben rechts angleichen
7. Elemente, die vorher am Hintergrund fixiert waren, sowohl im Original-Whiteboard, als auch im Whiteboard-Duplikat wieder fixieren: Element einmal anklicken und "Sperre" aktivieren.
8. Dem duplizierten Whiteboard einen Namen geben.

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